鈴木千惠子の「収納の知恵袋」
 鈴木千惠子の「収納の知恵袋」


 収納の知恵袋VOL3


  机の整理(1)
    2ステップ整理法



■まずは見た目が大事
 机の上の書類を片づけよう


 10数年前、まだ会社員だったころのある日、「帰宅時は机の上のものはすべて片付ける」という伝達があった。共有書類をしまう場所は決まっていたのでそこに戻し、それ以外の書類は自分の引き出しにしまう。残業で遅くなり終電ぎりぎりで帰るときなど、ついそのままで、なんて思わなかったわけではないが、何日か経つうちに全部の書類をきちんとしまい机の上をすっきり片づけて帰ると、次の日出勤したらすぐに仕事に取り掛かれることに気がついた。
以来、自分の家でも、机の上にはパソコン以外のものを置かないように気をつけている。とはいえ、仕事が集中すると資料が出しっ放しになってしまうこともある。
その原因はなにかと考えていて、しまい場所がないことに気がついた。出しっ放しになるときに限って、引き出しが満杯で、新たな資料を入れる空きがないのだ。引き出しを片づけなくてはしまえない。だが、引き出しを片づける時間がない。結果、書類は机の上に出しっぱなし……。
この悪循環を断ち切るために、思いついたのが今回紹介する2ステップ整理法
大雑把な方法なので、向き不向きもあるかもしれないが、
片づけの苦手な人、時間のない人にはおすすめ。

■細かいことにはこだわらず
 机の上の書類をとにかく片づける
 2ステップ整理法

<ステップ1>
 引き出しの中にある書類を、バンカーズボックスに移して、書類のしまい場所をつくる。

<ステップ2>
ステップ1で空けたスペースに、机の上にある書類を分類してしまう。

■机の上は作業スペース、
 広く使って作業効率をあげよう


 引き出しの中にある書類を、バンカーズボックスに移して、書類のしまい場所をつくる。
 書類の山に囲まれていたら、作業スペースを確保するのも難しい。
机はあくまでも仕事をする場所。作業スペースは広く確保したい。
机の上に書類が出しっぱなしになっていれば、まず片づけなくては仕事にかかれないが、かたづいていればすぐに仕事にもとりかかれるので、効率もよい。
効率よく仕事をするためには、机の上にものや書類を出しっ放しせず、片づけて帰るを習慣にしたい。

■書類のしまい場所を決めよう

 机の引き出し書類が入っていれば、必要なときすぐ取り出して使える。立ち上がってわざわざ取りにいく必要もない。引き出しの上手に活用することで作業効率がアップする。
しかも、机の引き出しはA4の書類ケースやファイルフォルダーに対応した書類を入れるために作られた場所なのだ。ところが、この場所意外に活用されていない。一番多いパターンはすでに書類でいっぱいで、さらに書類を入れるなんて無理、その結果、机の上には書類が山積みになっている。中から書類を出し入れする頻度はどれくらいあるのかと見ていると、1か月間その引き出しを開けることさえなかったという例もある。
今回の書類の整理方法は、そういう人に特におすすめしたい。

■2ステップ整理法の手順

<ステップ1>
 引き出しの中にある書類を、バンカーズボックスに移して、書類のしまい場所をつくる。
バンカーズボックスはふた付きの段ボール箱のこと。丈夫で、取っ手がついているので持ち運びも楽、重ねても箱が変形しない。アメリカの銀行で昔から使われていたのでこの名前がついたのだとか。書類を整理保管するために生まれた収納容器なので、書類を整理するのにこれを使わない手はない。
フェローズのバンカーズボックス
http://www.fellowes.co.jp/Products/BankersBox_703.html
写真提供:フェローズ ジャパン株式会社

@引き出しに収納している書類が全部入るように、バンカーズボックスを2〜3個用意する。同じ種類のもので揃えると、統一感が出て出しっぱなしでも片づいて見える。

A手元にバンカーズボックスのない場合は、ふた付きの段ボール箱を用意する。上部をあり曲げる式の普通の段ボール箱は、上に隙間があると、積み重ねると書類の重さで段ボール箱がつぶれてしまう場合があるので、書類の保管には不向き。

B書類は、寝かさず、立てて入れると取り出しやすい。

<ステップ2>
 引き出しに、机の上の書類を入れる。
机の上に出しっ放しになっていた書類をしまう場所ができました。
あとは、書類を整理分類してしまうだけです。

@書類を分類する
・企画別に分ける→時系列に並べる(一番上が最新のもの)→重複したものや不要な書類は処分する。
・分類するだけで、書類の山は半分になるはず……。

A用途に応じてファイリンググッズを使い分ける。
・枚数の少ないものはクリアファイルを利用する
・会議録など、定期的に発生するものは二穴ファイルに綴じる。
・紙の書類だけでなくCDや小冊子などの資料がある場合は、透明で中が見えるA4サイズのジッパー付きポリ袋を利用する。


書類はクリアファイルに入れると取り出しやすい。
ジッパー付きポリ袋は、100円シップなどでチャック付きポリ袋の名称で売られている場合もある。
A4以外にも大小サイズがあり、さまざまな収納に使える。

・角型2号封筒を利用する場合は、中が見えないのでラベルを付ける
・ 同じ項目で量が多い場合は、書類ケースにまとめる

■分類が苦手、分類する時間がないという場合は?

@ 引き出しに書類ケースを入れる
    (書類ケースは背幅が10〜12センチなので3〜4つ入ります)
A 手前の書類ケースを空にして置く。
B 手前二番目の書類ケースから、書類の山を崩さず入れていく。
    (手前に一番上の書類が来るように)
C 書類は、使用するとき、用途に合わせてファイルにしまう。
D 使用後は、手前の空の書類ケースに入れる。
E 新しい書類は、用途に合わせてファイルに入れ手前に入れる。
F 引き出しがいっぱいになったら、一番奥の書類ケースに入った書類はバンカーズボックスに移動させる。

■バンカーズボックスは机の下に積み重ねて置く

 バンカーズボックスにしまった書類は、机の下などすぐ取り出せる場所に1週間は置いておく。1週間内に必要になった書類は、引き出しの手前の空きスペースに戻す。
1週間後、別場所に保管場所を決め移動させる。


■20代〜30代主婦の収納技に学ぶ

10年前から、収納の上手な主婦の方のお宅を訪問して、記事を書いている。
どのお宅にうかがっても、驚くほどすっきり片づいて、気持ちがいい。
一日に何時間ぐらい片づけに費やすのか聞くと、ほとんどの答えは30分以内。
その理由は、ものの定位置が決まっているからだとか。
ものの収納場所が決まっていれば、あとは決めた場所に戻すだけなので、毎日の片づけには時間はかからないのだという。

「ものの定位置が決まっている」というのは一見簡単そうだが、実はかなり難易度が高い。
定位置を決めるには、家族一人ひとりのライフスタイルや行動傾向など家族のことがよくわかっていなければ決められない。家族のことを常に考え、さらに多くの試行錯誤と努力あってこそ決められるものなのだ。

さらに彼女たちは「片づけに時間がかからないので、自分の時間も増えるし、家族と一緒の時間も増えます」という。彼女たちの収納の工夫は自分のためだけではなく、家族のためのものなのだ。

だから収納の取材をしながら、いつも思う。
部屋を片づけることは、
単に片づけることが目的ではなく
日々の暮らしを豊かに、家族みんなが幸せに暮らすためにあるのだと。


鈴木千惠子が取材・編集を担当した
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 2009年12月14日(日)

鈴木 千惠子(すずき・ちえこ)
西武百貨店池袋店勤務を経て、フリーのライターに。主婦と生活社発行の「収納カタログ」「おしゃれな部屋は収納でつくる」など収納ムックを中心にライターとして参加。収納の他で得意分野は社員教育のマニアル作成。そら飛ぶ庭では『大人の収納』について提案できたらいいなと考えている。

 


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